Hintergrundinformationen und Erläuterungen zum Praxiskosten-Fragebogen des Zentralinstituts für die Kassenärztliche Versorgung (ZI)

Sondererhebung zur Kostenstrukturanalyse 2003:

Risiko-, Finanz- und Arbeitsbelastung von niedergelassenen Ärzten und Psychotherapeuten1

Hintergrund und Ziele der Erhebung Vor drei Jahren wurden von den KVen schon einmal Fragebögen des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (ZI) zur Erhebung der Praxiskosten des Jahres 1999 auch an viele Psychotherapeuten verschickt. Die Erhebung warf zu manchen Fragen Probleme bei der korrekten Beantwortung und Interpretation auf, so dass sich das ZI seinerzeit entschloss, einen besonderen Fragebogen an die Psychotherapeuten versenden und zusätzlich eine Erläuterung des bvvp beilegen zu lassen. Jetzt führt das ZI eine Erhebung der Praxiskosten des Jahres 2003 durch. Es hat aber diesmal einen einheitlichen Fragebogen an einen stichprobenweise erstellten Kreis von Psychotherapeuten und alle anderen Arztgruppen ohne besondere Erläuterung verschickt. Dieses Datenmaterial wird von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) mit herangezogen werden bei zukünftig anstehenden honorarpolitischen Überlegungen und Entscheidungen, z.B. zum Mindestpunktwert für genehmigungspflichtige psychotherapeutische Leistungen oder auch zur Überprüfung der Bewertungen im neuen EBM 2000plus. Da wir es für außerordentlich wichtig halten, dass das ZI korrekte Daten über die Praxen von Psychotherapeuten erhält, möchten wir auf die folgenden Aspekte noch einmal besonders hinweisen. Wir sind uns natürlich darüber im Klaren, dass zusätzlich auch Praxiskosten entstehen, die nicht steuerlich abzugsfähig sind und dass die Kosten unserer zusammengeschrumpften Sparpraxen insgesamt relativ niedrig liegen. Kaum eine Praxis wird vermutlich die Kosten der vom Bundessozialgericht (BSG) angenommenen optimal ausgelasteten Praxis 90.000 DM/ 45.000 Euro) aufweisen. Dazu wurden einige ergänzende Fragen zur wirtschaftlichen Situation in den Erhebungsbogen aufgenommen (Finanzierungsbelastung, Arbeitszeit usw.). Datenbasis: Steuerliche Gewinnermittlung und Zusatzinformationen Die Kostenstrukturanalyse für Praxen wird vom ZI auf Basis der Daten der steuerlichen Gewinnermittlung erstellt, um eine einheitliche Grundlage für einen Vergleich der wirtschaftlichen Lage zu gewährleisten. Dementsprechend müssen Sie Ihre Angaben den Daten Ihrer steuerlichen Gewinnermittlung entnehmen. Am besten ziehen Sie ihren Steuerberater hinzu und lassen die richtige Übertragung der Angaben aus der steuerlichen Gewinnermittlung von ihm bestätigen. Mit dieser Bestätigung steigt die Akzeptanz der ermittelten Ergebnisse. Hinweise zum Ausfüllen des Erhebungsbogens Wir wissen, dass viele KollegInnen, die aus Kostengründen auf einen Steuerberater verzichten müssen, die entstandenen Kosten nicht sachgemäß ihren Praxiskosten zuordnen oder z.B. irrtümlich annehmen, ihnen entstünden durch das Praktizieren in den Räumen der eigenen Wohnung bzw. des eigenen Hauses keine oder nur geringe Kosten. Vor diesem Hintergrund halten wir die nachfolgenden Hinweise für wichtig. Durch bloße Schätzannahmen oder Fehlzuordnungen von Kosten könnte der Praxiskostenanteil unsachgemäß angegeben werden. Es ist daher sehr wichtig, dass Sie alle tatsächlich anfallenden praxisbezogenen Kosten und Arbeitsstunden angeben, damit ein realistisches Bild unserer Praxissituation entsteht. Insbesondere zu den folgenden Fragen möchten wir erläuternde Hinweise geben: 

Seite 1: Erhebung der Praxiskosten für das Jahr 2003 gem. § 85 Abs. § SGB V

A. Allgemeine statistische Daten

 A1. Zulassungs-FachgebietHier ist nur Arzt / Ärztin oder Psychologe / Psychologin ankreuzbar, die KJP werden nicht erwähnt. Falls dieser Bogen auch an KJP ging und Sie KJP sind, sollten sie das besonders vermerken. 

B. Einnahmen bezogen auf die einzelne Praxis oder Gemeinschaftspraxis

(lt. steuerlicher Gewinnermittlung) in Euro

 B 1. Zahl der AbrechnungsmonateHier ist erfragt, ob Sie ganzjährig gearbeitet haben oder nicht. Auch wenn Sie 6 Wochen Urlaub gemacht haben, sind es trotzdem 12 Abrechnungsmonate. 

C. Betriebsausgaben bezogen auf die einzelne Praxis bzw. Gemeinschaftspraxis

(lt. steuerlicher Gewinnermittlung) in Euro

 C 1. Summe der BetriebsausgabenIn die Betriebsausgaben gehen - wie bereits erwähnt - wegen der Vergleichbarkeit mit anderen Erhebungen des ZI nur die steuerlich relevanten Kosten ein. Auch wenn Sie z.B. eine sog. ;Wohnzimmerpraxis; betreiben, können Sie nur die Kosten angeben, die Sie absetzen können. Zu den hier relevanten Kosten zählen aber alle Kosten im Zusammenhang mit ihrer Praxisführung, die absetzbar waren. So sind z.B. auch Fortbildungen, selbst bezahlte Supervisionsstunden, Beiträge für Berufs- und Fachverbände, Fachbücher, Fachzeitschriften, beruflich bedingte Fahrtkosten, Praxiseinrichtung und -gestaltung (einschließlich Blumen und Bilder) sowie ggf. ein gesonderter Arbeitsraum, an dem z.B. am Wochenende Behandlungsberichte und ähnliche Ergänzungsarbeiten für die Praxis verrichtet werden, in der Regel echte Betriebsausgaben.C1a. davon PersonalausgabenHierzu gehören alle Kosten und Sozialleistungen für die Putzfrau und die Hilfskräfte, sofern sie noch welche haben.C1b. davon Abschreibungen (AfA)Hierzu gehören auch die anteilig abzuschreibenden Kosten für Möbel, Teppiche oder Bilder in der Praxis oder die Kosten für Möbel oder Gegenstände, die Sie aus ihrer Privatwohnung in die Praxis oder einen Arbeitsraum steuerlich überführen. Dabei ist es im Übrigen steuerlich irrelevant und somit auch hier nicht entscheidend, wo das Arbeitsgerät, z.B. ihr PC, tatsächlich steht - und ob es eventuell sogar in den Privaträumen steht -, solange sie es beruflich nutzen. Vergessen Sie darüber hinaus nicht ihr Auto, wenn Sie es nicht nur privat, sondern auch für berufliche Zwecke einsetzen. Denken Sie daran: Es geht darum, alle Kosten zu erfassen, die bei einem Praxisbetrieb anfallen, auch wenn sie sparen müssen und sich keinen eigenen Geschäftswagen leisten können.C1c. davon Raumkosten insgesamt (Miete, Energie und sonstige Nebenkosten)Da hier nur die steuerlich absetzbaren Mietkosten angeführt werden können, vermerken Sie bitte Besonderheiten auf dem Erhebungsbogen oder; wenn der Platz nicht reichen sollte; auf einem gesonderten Blatt. Solche Besonderheiten liegen dann vor, wenn steuerlich nicht alle tatsächlich entstehenden Raumkosten oder sogar nur die so genannten Nebenkosten als Raumkosten abgesetzt und folglich hier eingetragen werden können. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn die Räume Eigentum des Praxisinhabers sind oder der Behandlungsraum oder auch die Nebenräume (Flur, Toilette, Wartezimmer) sich im Falle einer sog. ?Wohnzimmerpraxis; nicht eindeutig vom Privatbereich abtrennen lassen. C2. Personenzahl und geleistete Arbeitstunden pro Woche des Praxispersonals (ohne Praxisinhaber und ohne Reinigungspersonal)Hier werden bei anderen Praxen die Arzthelferinnen aufgeführt, die wir ja in der Regel gar nicht (mehr) haben. Falls Sie trotzdem aber Bürohilfskräfte auf Stundenbasis oder gelegentlich beschäftigen, gehören sie; umgerechnet auf die Wochenstundenzahl - in diese Rubrik. 

E. Neuinvestitionen

 Sinngemäß gilt hier das unter Punkt C1 (Betriebsausgaben) gesagte.

Seite 2: Sondererhebung zur Kostenstrukturanalyse 2003

 Die Kostenstrukturanalyse basiert zwar grundsätzlich ausschließlich auf steuerlichen Daten. Zusätzlich werden auch in diesem Jahr aber daneben auf Seite 2 des Erfassungsbogens im Rahmen einer Sondererhebung (Punkte F1 bis H2) Daten erfragt, mit deren Hilfe die weiteren Risiko-, Finanz- und Arbeitsbelastungen genauer beschrieben werden sollen, die durch die Praxisführung entstehen. 

F. Risiko- und Finanzbelastung

 F 6. Finanzierungsbelastungen für die Praxis im Jahr 2003Normalerweise geht es in dieser Rubrik um Praxisgründungs-, Renovierungs- oder Investitionskredite. Falls Sie wegen der schlechten Punktwerte oder verspäteter KV-Überweisungen Kredite für die Praxis aufnehmen mussten, sollten Sie das hier ebenfalls eintragen. Auch die Zinskosten für noch nicht abgezahlte Ausbildungskredite sollten Sie nicht vergessen. 

G. Fallzahl

 G 1. Anzahl der GKV-Abrechnungsfälle pro Jahr insgesamtDie Fallzahl oder die Anzahl der Abrechnungsfälle ist identisch mit der Zahl der abgerechneten Scheine. Wenn Sie also z.B. einen Patienten in Langzeittherapie hatten und diese Behandlung im Jahr 2003 in vier Quartalen abrechnet haben, sind das vier Fälle. 

H. Arbeitszeit des Praxisinhabers im Jahr 2003

 H 1. Jahresarbeitszeit (Arbeitsstunden pro Woche und Arbeitswochen pro Jahr)In der ersten Rubrik wird nach der patientenbezogenen Zeit gefragt. Hier sind daher nicht nur die reinen Behandlungszeiten, sondern auch die Zeiten in der Mittagspause oder am Abend, die Sie für Aufzeichnungen benötigen, die umfangreichen Zeiten für Berichte an die Gutachter inklusive Ausfüllen der Formblätter und Versand, patientenbezogene Telefonate mit anderen Ärzten oder auch patientenbezogene Supervisionen oder Intervisionen u.ä. einzutragen. Freigehaltene Telefonzeiten, in denen sie anrufbar sind, Telefonate und Absprachen mit Patienten gehören ebenfalls hierzu und sollten daher hinzugezählt werden.In der zweiten Rubrik wird nach der restlichen;sonstigen; Arbeitszeit gefragt. Damit sind hier Verwaltungsarbeiten gemeint, wie z.B. Praxisorganisation und die KV- oder Privat-Abrechnung. Auch wenn Sie Einkäufe und Gänge für den laufenden Praxisbetrieb (Post, Einkauf von Büromaterial, Blumen, Reinigungsmitteln, Kauf von Einrichtungsgegenständen) machen oder selbst Reinigungs- oder Renovierungsarbeiten vornehmen, gehört das alles hierzu. Ebenso gehört in diese Rubrik die Sichtung der Praxispost, das Lesen von Fachzeitschriften und -büchern oder der Zeitaufwand für Weiterbildung oder berufspolitische und fachliche Information.Die Addition dieser beiden Rubriken sollte Ihre durchschnittliche wöchentliche Gesamtarbeitszeit ergeben, also die gesamte Zeit, die Sie von morgens bis abends in der Praxis verbringen und zusätzlich die Zeit, in der Sie außerhalb oder zu Hause noch weitere praxisrelevante Tätigkeiten verrichten. Bedenken Sie bitte: Dies sind alles keine zu vernachlässigenden Gröÿen! Nach unserer Kenntnis machen die praxisbezogenen Tätigkeiten ohne Patientenkontakt zusammen durchschnittlich ca. 50% zusätzlich zu den reinen Behandlungsstunden aus, d.h. ca. 30-35% der Gesamtarbeitszeit.In der dritten Rubrik ist zu beachten, dass bei der anzugebenden Zahl der Arbeitswochen im Jahr Urlaubs-, Krankheits- und Fortbildungszeiten von den regulär 52 Wochen p.a. abgezogen werden müssen. Nach unserer Erfahrung kommt unsere Berufsgruppe meist nur auf ca. 43-46 Arbeitswochen im Jahr, die dann hier einzutragen wären. Es geht bei dieser Frage u.a. darum, ob Sie; abgesehen von den genannten Unterbrechungen; ganzjährig, d.h. vier Quartale gearbeitet haben. Wenn das nicht der Fall war und wenn Sie aus anderen als den genannten Gründen (z.B. Neu-Niederlassung, Unterbrechungen durch Schwangerschaft und Erziehungszeiten) nicht das ganze Jahr in Ihrer Praxis tätig waren, müssen sie vom verbliebenen Zeitraum Ihrer Praxistätigkeit die Urlaubs-, Krankheits- und Fortbildungszeiten abziehen und diese Wochenzahl eintragen. Soweit unsere Hinweise zur Beantwortung des Fragebogens, um Unklarheiten aufzuklären und eventuelle Missverständnisse auszuräumen. Wir möchten aber noch einmal abschließend betonen:Wenn Sie bei einzelnen Positionen unsicher sind, fragen Sie am besten Ihren Steuerberater. Wir möchten Ihnen das sogar grundsätzlich und in jedem Fall empfehlen. Gerne können Sie auch in der DGVT-Bundesgeschäftsstelle nachfragen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie meinen, wegen zu geringer Patientenzahl nicht sachgerecht antworten zu können (07071 943413, Frau Kerstin Burgdorf). Wichtig ist auf jeden Fall eine Erfassung der kompletten Praxiskosten (v.a. bei Kleinpraxen mit Einbettung von Praxisstruktur und Praxistätigkeit in den persönlichen Bereich ist auf komplette Kostenerfassung zu achten) sowie der kompletten Arbeitszeiten, insbesondere der Arbeitszeiten ohne Patientenkontakt (s. Punkt H1). Die Rücksendefrist beträgt zwar eigentlich nur 6 Wochen, aber es macht durchaus Sinn, den Fragebogen noch auszufüllen, wenn Sie erst später dazu in der Lage sein sollten, z.B. weil der Steuerberater noch das Jahr 2003 bearbeiten muss. Alle Rücksendungen bis Frühjahr 2005 werden bearbeitet. Bitte schicken Sie den ausgefüllten Bogen zurück an das Zentralinstitut für die Kassenärztliche Versorgung in der Bundesrepublik Deutschland - Kostenstrukturanalyse 2003 -, Postfach 120264, 10592 Berlin.  22.9.2004 Wilfried SchaebenDGVT-Landesgruppe Hessen